第一章 总 则
第一条 为加强学校举办国际会议的管理，根据《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）、《省教育厅办公室关于进一步规范高校外事部门办理有关材料手续的通知》（黔教办外函〔2019〕137号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称国际会议是指学校主办、协办或承办的，与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。
第二章 组织管理
第三条 国际合作与对外交流处是学校国际会议的归口管理单位，根据上级规定对国际会议进行管理。
第四条 举办单位应于每年9月前向国际合作与对外交流处提交下一年举办国际会议的计划（附件1），便于学校进行会议筹备并编制预算。
第五条 根据上级部门的审批权限和报批时限，举办单位原则上在会议开始前七个月向国际合作与对外交流处报送《美博白菜网主（承）办国际会议申请表》（附件2）。
第六条 国际合作与对外交流处对材料进行初审，由宣传文化处、科研处对会议意识形态和科研学术内容进行复审。审核通过后，由国际合作与对外交流处提交校长办公会、党委会审议。经学校研究同意后，由国际合作与对外交流处向集团公司、省教育厅和省外事办公室等上级单位申报举办国际会议。获上级单位同意举办国际会议的批件后，举办单位启动会议筹备工作。
第七条 如需为与会代表办理“被授权单位签证通知”，举办单位须在会议举办前3个月将《美博白菜网举办国际会议邀请境外代表信息表》（附件3）报送国际合作与对外交流处，由国际合作与对外交流处报送集团公司和省外事办公室审批，向省教育厅报备。获批后举办单位将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀代表。
第八条 会议活动若涉及田野调查、走访研究等，由举办单位提出活动建议经校党委会审议通过，并征求省级相关业务单位意见后，报省教育厅审批。
第九条 如有台湾地区与会人员，举办单位需在确定参会人员名单及人员信息，审签后报国际合作与对外交流处，由国际合作与对外交流处报省台办审批。得到批准后，举办单位正式向对方发邀请，对方持相应证件办理入境手续。
第十条 如有港澳地区与会人员，举办单位须确定参会人员信息，审签后报国际合作与对外交流处，由国际合作与对外交流处报省外事办公室审批。得到批准后，举办单位正式向对方发邀请，对方办理返乡证入境参会。
第十一条 会议举办单位与国际合作与对外交流处、党政办公室、宣传文化处、后勤管理处、科研处等部门成立会务组，负责会议各项工作。
第十二条 举办单位将会议有关材料（含请示、通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录像、会议报道、会议总结等）于会后五个工作日内搜集、整理归档后，报国际合作与对外交流处，由国际合作与对外交流处报送集团公司、省教育厅和省外事办。
第三章 注意事项
第十三条 不得举办涉及领土主权、人权、民族和宗教、意识形态问题以及其他敏感问题的国际会议，不得举办内容重复、空泛、无明确目的的国际会议，不得违反国家有关保密政策。如发生涉外突发事件，按照《美博白菜网涉外工作突发事件应急预案》相关规定执行。
第十四条 会议获批后，不得随意修改会议的名称、主题、议题、内容和改变会议性质、规模、规格等。
第十五条 未经批准，不得对外申办、或承诺举办国际会议。
第四章 经费管理
第十六条 根据财政部《在华举办国际会议经费管理办法》和学校《美博白菜网财务报销规定》等相关规定，举办单位应合理编制会议预算，严格控制经费支出。
第十七条 依照国际会议惯例，会议举办单位可收取注册费（含版面费、食宿费等必要的费用），并用于会议服务支出。
第十八条 举办国际会议不得接受国（境）外机构、基金会的赞助。
第十九条 禁止利用举办国际会议进行公费旅游、重复宴请、赠送高档礼品。
第二十条 审计处、宣传文化处等相关单位共同加强对国际会议的监督和检查，学校将对违反外事纪律和财务规定的单位和个人进行问责。
第五章 附 则
第二十一条 除本办法所指的国际会议以外的涉外会议、学术研讨会不得以“国际会议”命名，申报流程按照《美博白菜网外事接待管理办法》执行。
第二十二条 通过互联网举办的国际会议，参照本办法执行。
第二十三条 本办法自公布之日起施行，由国际合作与对外交流处负责解释。
